Когда оптимизация «не прокатила», руководитель веб-студии снял розовые очки и искромсал все регламенты. Вот что получилось

Минская веб-студия POINTS третий месяц работала в минус, и ее руководитель Игорь Колесень начал искать выход: давно нужно было упорядочить бизнес-процессы. С первого раза у Игоря не получилось, но потом он нашел решение. О нем он и рассказывает «Про бизнес.»

— Уже два года как весь рынок просел: белорусские веб-студии уже не могут конкурировать с российскими из-за падения курса рубля, количество белорусских клиентов с адекватными бюджетами резко снизилось, а требования к проектам возросли.

Конечно, это коснулось и нас. В конце 2015 года прозвенел звоночек: студия третий месяц работает в минус. С вебом такое периодически случается, но как правило, на 1-2 месяца, ввиду долгого цикла разработки проектов. Но три месяца! Такого еще не было за все 8 лет работы.

Понимание дальнейших действий пришло быстро. Многое сделать нужно было уже давно, но пока дела идут хорошо, важные задачи становятся не такими уж и срочными. Необходимо было систематизировать процессы и сократить затраты:

• Привести все процессы в документированный регламент
• Автоматизировать их, внедрив CRM (мы выбрали Битрикс24)
• Оптимизировать штат

Я планировал провернуть это за 1-2 месяца, но когда углубился в процессы, то понял, что розовые очки пора снимать. Работа, которую предстояло проделать, была колоссальной.

Этап 1. Написал регламент, внедрил CRM — «не прокатило»

Нужно было исключить все «творчество» из типовых работ и задач. На них, как ни странно, уходит больше всего времени и денег. Почему? В разработке сайтов участвует большая команда, а нетиповых задач очень много. И если люди начинают самостоятельно придумывать решение, то, скорее всего, решают не так, как надо, а как им удобно. Часто это решение очень трудоемкое.

Бывает, дизайнеры увлекаются и работу, которую можно сделать за час, растягивают на 2 дня. Например, вместо покупки изображения в фотобанке начинают вырисовывать сами. Нет ничего плохого в том, что они стараются сделать качественно продукт, но часто это приводит к значительному увеличению сроков, а из-за этого страдает бюджет проекта.

У меня, как руководителя, есть четкое понимание, как делать сайты правильно. Но я не мог «навесить» свою голову всем сотрудникам, а передатчика мыслей еще не изобрели. То, что не единожды обсуждалось на совещаниях — с успехом забывалось после ухода с них.

Единственным верным (мне так казалось) решением было выложить все стандарты и правила работы над проектами по созданию сайтов на бумагу. Я так и сделал! Получилось классное «пособие» аж на 70 листов. Все было разложено по полкам. Но… люди не любят изучать большие и умные тексты.

Внедрить мне это так и не удалось. Информации было много, да и Битрикс24 оказался не таким уж дружелюбным. Люди в большинстве случаев не любят разбираться в инструкциях.

Меня грызла мысль о том, что я сделал не так. Думал, может жестче нужно было действовать, а может вообще проще новую команду собрать. И все же осознание пришло — нужно упрощать!

Этап 2. «Искромсал» регламент

Теперь вместо длинной инструкции я решил снимать видеоролики.

• Оставил в регламенте только обязательные шаги по каждому этапу разработки
• На все возможные вопросы снял небольшие видеоролики. Например, «Как создать проект по шаблону», «Как согласовывать дизайн с клиентом»
• Выложил их на YouTube и проставил на них ссылки в новом регламенте
• Сделал «базу знаний» и снял обучающие мини-ролики по правилам работы в CRM и другим сервисам

• На каждый этап разработки я подготовил шаблоны в CRM, в которых был чек-лист и для постановщика задачи, и для исполнителя. Этап считался завершенным только после того, как будут выполнены все пункты. Уже не нужно было напоминать дизайнеру о том, что к макету сайта нужно еще подготовить фавикон (значок веб-сайта), а программисту — что до начала работ сайт требуется закрыть от индексации в robots.txt.

Этап 3. «Выгнал» команду из офиса — стали работать быстрее

Я заметил: имея такой план действий, можно попробовать безболезненно перевести команду на аутсорс, тем более что заказов стало меньше, сотрудники не было загружены на 100%. В агентстве работало 10 штатных сотрудников и 5-6 на аутсорсе, в офисе остались только руководитель проектов и я.

Все задачи мы теперь ставим в CRM, ввели негласное правило: если задачи там нет — значит ее нет вообще!

Результат

Теперь все заработало! Оказалось, что работа вне офиса еще и более эффективна для компании и клиента. И, что замечательно, мы убили сразу нескольких зайцев:

1. Процессы стали слаженными, производительность возросла, у меня освободилось дополнительное время.

2. Команда стала дисциплинированнее: их мотивирует попроектная оплата, включение клиента в CRM. А зарабатывать они стали даже больше.

3. Нам даже удалось снизить стоимость проектов — процентов на 10.

4. Сократили офисные издержки.

5. Мы избавились от привязки к отдельным специалистам. Теперь для того, чтобы ввести нового человека, не нужно корпеть над его обучением 2 месяца. Если человек заинтересован в долгосрочном сотрудничестве, мы отправляем несколько ссылок с инструкциями, подписываем договоры (NDA, SLA и т.д.) и начинаем работать. А если к примеру, кто-то заболеет, то быстро можно найти другого специалиста и ввести его в нашу систему.

Приятным сюрпризом для меня было то, что большинству подрядчиков нравятся наши условия: у них есть четкое понимание, что от них требуют и как надо делать.

Даже я сам уже работаю на дому, у меня есть мысль вообще отказаться от офиса и оставить только комнату, где можно встречаться с клиентами.

Работы еще много: не все процессы идеальны и не вся команда в сборе. Но результаты уже есть, а дальше будет лучше!

Игорь Колесень Руководитель веб-студии POINTS Сооснователь специализированного агентства email-маркетинга в Беларуси «HANDBOX» Спикер на бизнес-завтраке: «Место email-маркетинга в бизнесе»