Проводить стоя и ежедневно – зачем нужны такие совещания

Ситуация знакомая: команда проекта часто собирается на совещания, но пользы это приносит мало. Задачи, которые обсуждаются, выполняются слабо. Чтобы этого не произошло, наш эксперт Максим Якубович в своем следующем материале об особенностях подхода Scrum рекомендует проводить Scrum-митинги. Принципы, по которым они проходят, могут быть полезны любым командам — независимо от того, какой подход в управлении проектами был выбран.

Почему многие совещания бесполезны

Вспомните ваши последние совещания по проекту и темы этих совещаний. О чем вы совещались и на что потратили драгоценное время, выделенное на проект?

По моему опыту, многие совещания проходят абсолютно бесполезно и не заканчиваются каким-то результатом. Вот несколько причин:

1. Непонятные цели совещания или непрозрачные правила его проведения. А ведь стоимость совещания далеко не маленькая. Например, если в нем участвует 10 человек и совещание длится 2 часа, то компания тратит на него 20 человеко-часов! Умножьте эту цифру на среднюю ставку человека-часа каждого из участников — и вы узнаете стоимость совещания в своей компании.

2. Недостаточная мотивация некоторых участников на запланированный результат. Это иногда происходит в определенные периоды времени. Отчасти это связано с обычными факторами: мы, люди, подвержены перепадам настроения. На нашу производительность влияет погода, состояние здоровья, настроение и т.д.

3. Не обсуждаются проблемы, с которыми сталкиваются исполнители. При работе над задачами проекта у исполнителей задач часто возникают сложности с получением результата. При этом очень многие предпочитают, столкнувшись со сложностями, не обсуждать их с коллегами на совещании, а решать самостоятельно. Это может привести к тому, что проблема, которую один из участников команды знает, как решить за 10 минут, исполнителем задачи может решаться и 10 часов. 

Чем помогает Scrum-митинг

А теперь представьте себя в роли участника команды проекта, у которого в ходе выполнения не очень интересной задачи работа продвигается очень медленно. Как вы обычно мотивируете себя в таком случае?

У каждого из нас, наверное, свои способы. Но в Scrum встроен такой подход, как ежедневный Scrum-митинг. На мой взгляд, он позволяет мотивировать исполнителей на то, чтобы:

• Несмотря ни на что, продвинуться при выполнении задачи сегодня хотя бы немного
• Не умалчивать проблемы, а делиться ими с коллегами

Происходит все очень просто. Каждый участник команды проекта рассказывает коллегам, что он успел сделать вчера и что ему помешало реализовать запланированный объем работ и получить ожидаемый результат.

Не знаю, как вас, а меня очень сильно подстегивает осознание, что если я сегодня не постараюсь продвинуться по задаче, то завтра мне нечего будет рассказать коллегам. Кроме как: «ну не получилось… не смог» и т.п.

Scrum-митинг проводится ежедневно, и в нем, повторюсь, участвует каждый из членов команды.

Особенности проведения Scrum-митинга

Каждый из них отвечает на 3 простых вопроса:

• Что я сделал вчера?
• Что мне мешало сделать запланированный объем работ на вчера?
• Что я буду делать сегодня?

Для того, чтобы митинг прошел за 15 минут и никого не утомил, его проводят стоя.

Скрам-мастер следит за регламентом обсуждения и временем митинга, а также модерирует митинг таким образом, чтобы все проблемы не обсуждались прямо во время митинга, а выносились на отдельные совещания.

На такие отдельные совещания приглашаются те участники команды, которым интересен обсуждаемый вопрос. И кому есть, что рассказать о нем предметно.

Возможные проблемы

Процесс проведения ежедневного Scrum-митинга может не прижиться в команде по нескольким причинам:

1. Скрам-мастер (одна из основных ролей. Следит за соблюдением принципов Scrum, собирает требования к продукту  и пр.) не понимает суть митинга и превращает его в отчет каждого участника. В этом случае многие участники начинают подозревать скрам-мастера в том, что он ведет себя как руководитель проекта, а не как скрам-мастер.

2. Участники не понимают смысл ежедневного митинга и потому относятся к нему как к ненужной формальности.

3. Скрам-мастер позволяет нарушать длительность митинга и превращает его в совещание по решению проблем, участвовать в которых нужно далеко не каждому участнику. При этом часть членов команды теряют интерес к обсуждаемым проблемам и не вовлечены в обсуждение, т.к. они думают о том, что зря теряют время.

На мой взгляд, ежедневный Scrum-митинг очень полезен и решает описанные в начале статьи проблемы, но требует грамотного модерирования.

Если вы работаете с подходом Scrum, митинг можно и нужно проводить в случае, если ваша команда распределенная. Мой опыт показывает, что в некоторых командах ежедневный митинг проводится по Skype (или другому мессенджеру). При этом участники стоят перед камерами ноутбуков, имитируя при этом полноценный митинг в одной комнате.

Итак, мы рассмотрели еще один процесс Scrum. Если Вы уже пробуете работать по Scrum, но при этом еще не используете Scrum-митинги, в ближайшие дни попробуйте сделать это. А я готов в комментариях к статье ответить на ваши вопросы.

Удачи вам в ваших проектах.

Максим Якубович Эксперт по управлению проектами. Директор компании «АйТи уит» Опыт работы в сфере управления проектами — с 2003 года. Более 20-ти выполненных проектов в роли руководителя проекта и руководителя программы проектов. Опыт преподавания — с 2005 года. Около 2300 студентов, прошедших обучение на его семинарах. Консультант и бизнес-тренер в консалтинговой группе «Здесь и сейчас». Преподаватель модуля «Управление проектами» Русской школы управления. Приглашенный преподаватель курса «Управление проектами» в Британской Высшей школе дизайна. Ведущий блога по управлению проектами.