25 апреля
Минский Гольф-клуб официально открыл сезон 2024. Посмотрели на новую локацию
155 | 2 | 3 | 1 |
Регламентировать бизнес-процессы наш эксперт Александр Сагалович рекомендует еще на стадии стартапа. «Про бизнес.» открывает серию материалов о том, как это сделать.
– Существует стойкое убеждение, что отладка бизнес-процессов и прочие премудрости нужны после того, как компании разрастутся и их топы поймут, что «юность» закончилась, пора остепеняться, заводить регламенты. А так как в таких компаниях культуры регламентации нет, то резкие попытки ее внедрения часто вызывают сильное сопротивление и приводят к неудачному опыту.
По моему мнению, отлаживать бизнес-процессы нужно с самого основания компании.
Как это сделать, чтобы с одной стороны не загнать компанию в жесткие рамки и не ограничить ее рост, с другой – получать бонусы для деятельности, которые дает регламентация?
Прежде всего, вам надо составить основную схему действий, совершая которые, вы регламентируете все процессы. Самое важное, чтобы вы делали это легко и понятно. Относитесь к этой работе не как к составлению пошаговой инструкции, обязательной для всеобщего исполнения, а как к формированию базы знаний, поддерживающей ваш бизнес.
Нет необходимости с самого начала разрабатывать детальные пошаговые регламенты для всех процессов, и не стоит после разработки первого регламента начинать дотошно контролировать его исполнение. Но все же помните, что вы работаете с такой базой знаний на практике, и поэтому к ней необходимо обращаться при работе и ее необходимо периодически обновлять.
Основные этапы, которые нужно будет совершить, чтобы внедрить регламентацию, и бонусы, которые вы можете в результате получить
Во время описания старайтесь учитывать всю деятельность. Пусть в каких-то направления она еще не оформлена, пусть она еще не носит постоянно повторяющийся характер. Все равно «тащите» ее на схему. Если в конечном итоге ничего очевидного из этого не сформируется – удалите запись из схемы. Если мысль разовьется – вы ее конкретизируете.
Описывать структуру можно в графической или табличной форме.
В нее вносится информация:
Процессы эти можно изображать в виде звезды или иерархической пирамиды. При этом рекомендуется делить их на четыре типа:
Основные процессы – это процессы, которые составляют суть бизнеса компании. Процессы, за результат которых готов платить ваш клиент, т.е. которые приносят ему ценность. Примеры основных процессов для различных компаний: оптовые и розничные продажи, ремонт автомобиля клиента, производство продукции, выпуск журнала, обслуживание клиента в ресторане, лечение больных.
Основной процесс для автомобильного СТО может выглядеть так:
Вы можете задать себе вопрос: обязательно ли сразу начинать делить процессы по типам? В принципе, конечно же, нет. Работайте как вам удобнее. С другой стороны, сделать разделение не сложно, не затратно по времени, и в будущем все равно придется распределять процессы по типам, к тому же это упрощает чтение схемы структуры процессов.
Важный момент – это названия процессов. В практике принято, чтобы название процессов было основано на глаголе, реже на отглагольном существительном. Иногда хорошо помогают слова «осуществлять», «управлять», «планировать».
Для описания структуры процессов можно, конечно, пользоваться и специальным инструментом составления моделей бизнес-процессов, например, IDEF0. Но он труден для чтения, не позволяет компактно отобразить всю схему процессов, требует обучения и желательно специального софта.
Я предлагаю пользоваться более простыми средствами: MS Visio, MS PowerPoint, MindManger или любыми другими средствами для построения организационных диаграмм и ментальных карт.
Определите для себя систему графических обозначений («легенду») которая будет использоваться в схеме. Для этого продумайте, какими символами вы будет наносить группы процессов; конкретные процессы; владельцев процессов; выходы/входы.
Можете воспользоваться готовыми решениями на панелях вкладок символов в MS Visio. Например, так:
Или вот так, составив так называемую ментальную карту с указанием владельцев процессов:
Владелец процесса – это руководитель управляющий процессом, отвечающий за результат процесса, его развитие и улучшение, и имеющий для этого необходимые ресурсы. На схемы можно и нужно наносить уточняющую информацию. Например, нанести входы и выходы, образующееся во время любого процесса, и поставщиков/получателей:
Обратите внимание на несколько моментов на этой схеме. Так как я хотел продемонстрировать входы-выходы ветки основных процессов, остальные ветки на ней не обозначены. Их я «свернул». Эту полезную возможность дают программы типа MindManager.
На схеме есть три типа поставщиков/получателей:
У одного выхода/входа может быть и не один поставщик-получатель. Для информационных выходов/входов, если таких получателей-поставщиков становится очень много, возможно, стоит подумать об использовании баз данных, как общего ресурса.
От формы перейдем к содержанию и поговорим о том, как определять процессы для нанесения на схему.
Если компания еще небольшая, процессов и функций немного, то можно попробовать просто нарисовать схему процессов «по памяти»:
Если все-таки компания уже достаточно выросла, можно попробовать более сложный алгоритм, с комментариями и результатом каждого шага на схеме. Как например вот на эти двух схемах:
Построение структуры процессов компании. Часть 1
Построение структуры процессов компании. Часть 2
Продолжение следует.
25 апреля
Минский Гольф-клуб официально открыл сезон 2024. Посмотрели на новую локацию
25 апреля
Подведены итоги премии «Банк Года Беларуси»: победители и лауреаты
25 апреля
Цифровая трансформация как путь и условие существования
23 апреля
В Минске пройдет бизнес-форум для юристов из Беларуси и России
23 апреля
Из Минска возобновили чартерные рейсы в Катар. Чем это может быть полезно для бизнеса?
18 апреля
25 лет с А1: в честь своего дня рождения компания поздравила своих первых абонентов
17 апреля
«Чего хотят женщины»: Белагропромбанк запустил пакет услуг для женщин в бизнесе
17 апреля
Выпадают волосы? В Турцию ехать не обязательно! Рассказываем о методиках медцентра «КОДЕРМ»