Что нужно сделать до старта проекта. Часть 6

Наш эксперт Максим Якубович продолжает рассказывать, что важно учесть и предусмотреть перед запуском проекта, чтобы увеличить его шансы на успех. В этом материале речь о коммуникациях с заинтересованными сторонами проекта.

– Зачем работать с заинтересованными сторонами (ЗС) проекта мы уже выяснили в предыдущей статье. Там же я привел несколько подходов для идентификации всех ЗС. Сегодня речь о тонкостях коммуникации с ними.

Что делать с информацией о заинтересованных сторонах?

Обычно для работы с ЗС используется матрица «Власти и интересов» для которой рекомендуются четыре типовых стратегии работы:

По оси Х (горизонталь) откладывается степень интереса сторон к проекту. Чем правее точка интереса на оси X, тем выше заинтересованность стороны в проекте. По оси Y откладывается степень власти: чем выше точка на этой оси, тем больше власти у ЗС по отношению к проекту.

Эта матрица требует оценки степени интереса ЗС к проекту. Оценка этого интереса будет выполняться экспертами, но что взять за основу? Как мне кажется, есть смысл выяснить ожидания каждой из сторон от проекта и через такие ожидания оценивать степень интереса.

Причем, для оценки можно выбрать, к примеру 10-бальную шкалу (где 10 – это максимальный интерес к проекту). Для повышения точности исследования каждая цифра шкалы должна иметь расшифровку, чтобы эксперт мог точнее оценить свой интерес к проекту.

Часть ожиданий являются очевидными, но некоторые ожидания являются скрытыми и их нужно выяснять.

Мне кажется, что выяснение ожиданий от проекта - это также непросто, как и выявление требований к результатам проекта. И для решения этой задачи хотелось бы иметь какие-то технологичные инструменты. Для этого можно использовать некоторые инструменты выявления требований, например:

• Интервью
• Мозговой штурм
• Фокус-группа
• Анкеты и опросники
• Изучение документации

После выявления ожиданий нужно определить власть каждой ЗС по отношению к проекту. Для простоты процедуры опять же можно использовать экспертную оценку и 10-бальную шкалу.

Следующий шаг – расположить все заинтересованные стороны в проекте на матрице и определить стратегии работы с ними.

Стратегии могут быть следующими:

Наблюдать – периодически уточнять, не усилился ли у ЗС интерес к проекту или не повысился ли уровень власти, так как изменение по одной из этих шкал приведет к перемещению в другой квадрант матрицы и к необходимости изменить стратегию работы.

Держать в курсе дел – всячески информировать о будущих результатах, ходе работ, изменениях в проекте, для формирования позитивного отношения к нему.

Удовлетворять – так как ожидания от проекта у этой группы невелики, то, как правило, их достаточно легко реализовать в проекте. Потому нужно выяснить ожидания от проекта, перевести их в требования к результатам и реализовывать эти требования. Если вдруг ожидания не совпадают с целями проекта, следует объяснить ЗС, что в данном проекте ее ожидания не предполагается реализовывать.

Активно управлять – вовлекать в принятие решений по проекту, часто информировать о выполнении принятых решений, демонстрировать промежуточные результаты работ по проекту.

Из анализа заинтересованных сторон можно понять:

1. У каких ЗС стоит собирать требования к результатам проекта (правые квадранты матрицы точно стоит включать в сбор требований, левый верхний – нужно детально анализировать).

2. Какие стороны стоит рассматривать как источники рисков для проекта (подробнее об идентификации рисков читайте здесь).

3. Какие ЗС учесть в плане коммуникаций в рамках реализации проекта. В плане коммуникаций нужно описать какую информацию, в каком виде и как часто нужно выслать каждой из заинтересованных сторон.

4. Какие дополнительные работы следует включить в список работ по проекту для управления ЗС.

Таким образом, анализ ЗС позволяет получить много важной информации для планирования проекта. Очень важно периодически повторять такой анализ в ходе работы, так как интересы и власть у ЗС могут меняться по ходу проекта. По мере получения промежуточных результатов, могут добавляться новые ЗС, которые на старте проекта не удалось идентифицировать.

И помните: для успеха проекта руководителю нужно многое сделать. Работа с заинтересованными сторонами – далеко не самое сложное из того, что предстоит сделать. Но она очень важна.

Также читайте:

• «Что необходимо сделать до начала проекта, чтобы повысить его шансы на успех»
• «Как получить четкие требования к ожидаемым результатам проекта»
• «Как сформулировать ограничения по проекту»
• «Как и зачем составлять Устав проекта»
• «Кто такие заинтересованные стороны проекта и почему их важно идентифицировать»