Войти
  • 1,97 USD 1,9739 -0,0007
  • 2,1 EUR 2,0967 -0,0295
  • 3,12 100 RUB 3,1207 +0,0052
Мастер-класс
«Про бизнес.» 19 мая 2015 1

Как найти того, кому делегировать полномочия, и как сделать это правильно

В каких случаях руководителям следует делегировать полномочия и как это делать с минимальными рисками. Рассказывает бизнес-тренер по развитию управленческих компетенций Вероника Коппек.

Фото с сайта jumpintotheword.comФото с сайта jumpintotheword.comФото с сайта jumpintotheword.com
Фото с сайта jumpintotheword.com

– О том, что мешает белорусским менеджерам делегировать полномочия и к чему это приводит, мы писали ранее. Сегодня речь о том, как правильно раздать задачи, чтобы работа была сделана качественно.

Делегировать полномочия нужно только тогда, когда вы видите, что в коллективе есть человек, который справится с задачей. 

Фото с сайта cotes.ru
Фото с сайта cotes.ru

Причины передать часть нагрузки могут быть следующими:

  • Вы хотите внести разнообразие в работу своего подчиненного
  • Вы хотите дать импульс развитию сотрудника или готовите заместителя, преемника
  • У вас есть более важные и срочные управленческие задачи
  • У вас остается слишком мало времени для того, чтобы думать и принимать управленческие решения

Есть ряд вопросов, которые нельзя делегировать

Ни при каких обстоятельствах не стоит отдавать рядовым сотрудникам:

  • Решения, связанные со стратегическим развитием компании
  • Кадровые решения (найм, увольнение, ротация, распределение вознаграждения)
  • Дисциплинарные решения (наказания, штрафы)
  • Контроль за важными бизнес-процессами
  • Задачи, сопряженные с большим риском для стабильной работы компании
  • Задачи, связанные с работой с конфиденциальной информацией
  • Личные просьбы вышестоящего руководителя или клиента

Если ваш подчиненный – линейный менеджер, тогда вы естественным образом передаете ему часть управленческих полномочий в рамках его зоны ответственности. Но исполнителям этот круг задач отдавать нельзя.

Как правильно выбирать того, кому и что делегировать

Независимо от того, насколько хорошо вы знаете своих подчиненных, я рекомендую делать анализ каждый раз, когда вы решаете вопрос – кому отдать задачу?

Анализ предполагает взвешивание альтернатив по определенным критериям. По каждому сотруднику нужно задать себе ряд вопросов:

1. Компетенция. Есть ли у человека опыт выполнения аналогичных задач? Есть ли у него необходимые способности, знания и навыки?

2. Мотивация. Будет ли ему интересна эта работа? Могу ли я мотивировать его?

Фото с сайта life.ma
Фото с сайта life.ma

3. Загруженность. Есть ли у него время для выполнения этого задания? Есть ли у меня возможность перераспределить его нагрузку?

4. Развитие. Может ли эта работа помочь сотруднику в достижении его целей? Нужно ли мне выявлять его способности к этой работе?

Делегируйте тому, кто лучше всего соответствует этим критериям.

Как правильно делегировать полномочия

Последовательность действий при делегировании может быть такой:

1. Сформируйте список задач, которые вы планируете поручить.

2. Четко сформулируйте для себя ЧТО вы должны делегировать, КОГДА и КАК это лучше сделать. Выбор времени и способа постановки задачи особенно важен, поскольку повлияет на качество ее понимания сотрудником и, соответственно, результат. То есть задачу нужно ставить в тот момент, когда подчиненного ничего не будет отвлекать и он сможет понять ее суть правильно.

3. Определите лучшего исполнителя, который способен справиться с задачей и мотивирован на выполнение этой работы.

4. Подумайте как вы могли бы поощрить хорошее выполнение поручения.

5. Оцените все риски делегирования и постарайтесь их снизить.

Фото с сайта expertbeacon.com
Фото с сайта expertbeacon.com

6. Поставьте задачу, обсудите с сотрудником ее суть и объем работы, объясните значимость вашего поручения.

7. Поделитесь с исполнителем своими наработками и опытом, чтобы лучше подготовить его к выполнению этой работы. Важно чтобы сотрудник не столько запомнил суть задания, сколько понял почему он должен его выполнить. Для этого нужно пояснять, почему нужно сделать именно так или к этому сроку.

8. Определите, какие полномочия понадобятся сотруднику, чтобы решить задачу и предоставьте необходимые ресурсы.

9. Консультируйте и контролируйте сотрудника в процессе работы. Даже если вы привыкли считать его компетентным и ответственным, то в выполнении новой для себя работы он может допустить ошибки. Уделяя внимания исполнителю, вы сможете снизить вероятность их появления.

10. Оцените результаты и наградите сотрудника. Даже если в первый раз итоги вас не устроят, поблагодарите его за то, что взял на себя ответственность. Проанализируйте причины неудачи и примите решение – стоит ли в будущем отдавать эту работу именно ему.

При делегировании важно определить случаи, когда сотрудник может принимать решения сам, а также составить список коллег, с которыми ему нужно контактировать. Необходимо пресекать попытки переделегирования: когда сотрудник пытается переложить работу на руководителя или другого специалиста.

Очень важно то, как вы поговорите с подчиненным, которому собираетесь что-то поручить. Почувствуйте разницу между вариантами:
 

Признак того, что вы говорите правильно – у сотрудника возникает желание выполнить ваше поручение.

Чем еще можно мотивировать сотрудника при делегировании

Список такой:

  • Новыми интересными задачами или уменьшением доли рутины
  • Более высоким уровнем ответственности
  • Возможностью получить новый опыт/знания
  • Подготовкой к более высокой должности, возможностью проявить себя в новой роли
  • Возможностью получить дополнительное вознаграждения/надбавку/ повысить оклад
  • Повышением статуса в коллективе
  • Получением дополнительных льгот или привилегий (отгул, график работы, право выбирать задачи и т.п.)

И еще. Делегирование – это один из способов удержания талантливых инициативных сотрудников, а не только возможность высвободить время руководителя. Поэтому даже если у вас очень много свободного времени – есть причина задуматься о делегировании.

Комментарии

Войдите, чтобы оставить комментарий

Yulia Kroschenko24.05.2015

Спасибо, за ценные практические советы!

Платный контент