С чего бухгалтерии начать подготовку к деноминации

Кроме финансовых рисков, деноминация, которая будет проведена с 1 июля 2016, несет в себе и технические сложности. Некоторым компаниям будет необходимо менять кассовые аппараты, переходить на новое бухгалтерское ПО. Подробности у наших экспертов: учредителя компании «БизнесСтарт» Ольги Иваненко и коммерческого директора ООО «Хьюмен Систем» Александра Адининского.

– Бизнес в ожидании июля 2016 года, когда произойдет деноминация. Готовить переход на новую систему учета советуем начать уже сейчас.

Вот несколько технических моментов, на которые важно обратить внимание.

Операционный риск №1: замена кассовых аппаратов

В кассовом оборудовании должны быть проведены программные изменения, которые позволяют работать в двух режимах:

• BYR-сумма до деноминации
• BYN-сумма после деноминации

Напомним, что с 1 июля по 31 декабря 2016 денежные знаки образца 2000 года и денежные знаки образца 2009 будут находиться в параллельном обращении. Они обязательны к приему при всех видах платежей без ограничений.

Почему компаниям стоит обратить внимание на актуализацию своих кассовых аппаратов?

По данным Министерства торговли, 34 платформы для кассовых аппаратов (на них работают около 20% всех кассовых аппаратов) не способны обеспечить возможность работы новых ценах, т.е. после деноминации.

Общее количество кассового оборудования, работающего на таких платформах, составляет примерно 24 000 единиц по всей стране.

Кроме того, 16 аппаратных платформ, на которых работает кассовое оборудования, исключаются из госреестра в 2016 году. Следовательно, замене подлежат еще 25 000 единиц.

Что делать? По опыту работы – хотелось бы рекомендовать собственникам задуматься о проблеме уже сейчас, закупив кассовые аппараты, платформы которых будут действовать после деноминации.

Иначе – организации, обслуживающие КСА, могут не успеть оперативно обслужить количество абонентов, которые захотят поменять кассовое оборудование в последний момент.

Операционный риск №2. 1С:Бухгалтерия

Если ранее все предыдущие деноминации приходились на начало года и была возможность сменить ПО, просто перенеся остатки на начало года – в новую версию, то теперь бухгалтерии придется решать задачи с несколькими неизвестными:

1. Как сдать баланс за год, если половину года вы вели учет в таких единицах учета, как «млн», а вторые полгода – в «рублях».

2. Как вести текущий учет:

• Выписывать накладные
• Сверять задолженности
• Как перенести учетные данные в новую единицу учета, сохраняя необходимость корректно считать больничные, отпускные, применять льготы для налогов по зарплате
• Как рассчитать амортизацию основных средств и нематериальных активов нелинейными методами
• Начислять лизинговые (арендные) платежи
• Составлять калькуляционные карточки на блюда

3. Как правильно считать налоги и подавать декларации налога на прибыль за 2016 год.

Пока такую информацию никто сообщить не может. Из-за чего возникает множество вопросов. Например, сколько времени понадобится, чтобы успеть перейти на новое ПО – с момента, когда будет внесена полная ясность по методологическим аспектам учета налогов.

Не зная ответы, программисты готовятся к деноминации, исходя из практики 2000. Тогда они конвертировали данные, отраженные в деноминированных рублях – в новую базу данных с обновленной конфигурацией.

Сейчас многие белорусские ИТ-компании предусматривают такой универсальный алгоритм перехода.

Что делать компаниям? Приведем пример для компаний, которые работают с 1С. Так, на 1С 7.7 универсального механизма перехода не будет. Да и сам переход будет стоить недешево, особенно для далеко не типовых конфигураций.

Мы бы рекомендовали использовать переходный период для смены «старой» версии 1С на более совершенную – 1С 8. Это позволит более эффективно распределять затраты.

Компаниям, которые работают на нелицензионном ПО, придется несладко – «пиратская» версия обновленной программы может появиться нескоро.

Операционный риск №3. Оформление электронной счет-фактуры по НДС

1 июля 2016 будет ознаменованно не только 10 000 деноминацией.

Еще один насущный и пока очень непростой вопрос – автоматизация работы по новому документу – электронной счет-фактуре по НДС. Вот несколько особенностей.

Как создавать электронную счет-фактуру:

Электронная счет-фактура создается плательщиком непосредственно на портале Министерства по налогам и сборам, либо загружается в виде файла формата Xml, по одному экземпляру электронного документа. Если компании в день надо загрузить 100 электронных счет-фактур – каждую из них нужно будет вносить в систему портала по-отдельности.

Это может происходить:

1. В «Личном кабинете»:

• Путем ввода в интерактивном режиме показателей и (или) данных с клавиатуры и подписи электронного документа ЭЦП
• Путем загрузки xml-файла, подготовленного плательщиком в соответствии с утвержденным форматом и c электронной подписью

2. Путем загрузки из учетной системы плательщика xml-файла, подготовленного в соответствии с утвержденным форматом и подписанного ЭЦП.

Когда выставлять электронную счет-фактуру:

Согласно законопроекту, плательщика обяжут при продаже продукции (работ, услуг), имущественных прав выставлять покупателю электронную счет-фактуру:

• В день отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), не ранее
• Не позднее 5-го числа следующего месяца

Что делать получателю

Выставленная плательщиком ЭСЧФ (электронная счет-фактура) автоматически направляется в «Личный кабинет» получателя. Он должен подписать ее электронной цифровой подписью, и только после этого ЭСЧФ может быть выгружена из базы данных портала в формате xml-файла, по одной штуке (одному документу). Таким образом, трудозатраты предприятия вырастут.

После этого можно будет обработать данные по вычетам в учетной системе.

Как плательщику управлять данными счет-фактуры после ее подписания.

После подписания счет-фактуры ЭЦП, плательщик, который ее получил, получает право управления указанными в этом электронном документе суммами НДС. Это он может делать, прописав в графе 12 раздела 6 признаки дополнительных данных.

Пример. Отложенный вычет в случае долевого строительства коммерческого объекта. В этом случае, в каждой ЭСЧФ нужно будет указывать предполагаемую дату окончания строительства и сумму вычета. А в случае досрочного ввода объекта или переноса срока нужно будет проделать ту же операцию со всеми накопленными документами, найдя их на портале и изменив каждый в отдельности.

Можно предпололжить, что компаниям с большим документооборотом придется выделять отдельный компьютер и сотрудника, который будет  оформлять изменения в электронных счет-фактурах.Среди требований к компьютеру можно выделить:

• Операционная система не ниже Microsoft Windows 7
• Программные средства криптографической защиты информации «Авест». Отметим, что они несовместимы с операционной Microsoft Windows 10.