7 дельных советов, как составлять качественный план продаж и управлять его исполнением

Тренер руководителей торговых команд Андрей Карпенко дает рекомендации, как грамотно составить план продаж, «продать» его сотрудникам компании и контролировать исполнение.

– Управление показателями – важная составляющая бизнеса. Поставив, распределив и спланировав их достижение, руководитель получает сильнейший инструмент для развития своей команды и компании.

Мне не раз доводилось сталкиваться с халатным отношением к планированию. Оно делалось либо плохо и «на коленке», либо вообще отсутствовало. После такого «планирования» все провалы и неудачи списывались на команду. Таким образом, руководители скрывают свой непрофессионализм, заявляя, что «сотрудники немотивированы» и т.д.

Несколько советов о том, как правильно составлять планы продаж, которые будут выполняться.

1. Используйте программное обеспечение

Базовая программа – Excel. Руководитель, который хочет эффективно планировать и не тратить на это много времени, обязан владеть этой программой.

Мне доводилось сталкиваться с ситуацией, когда простое задание по планированию, занимающее не более 20-25 минут, руководители делают с калькуляторами, а цифры затем вносят в таблицу Excel вручную.

В одной компании, где я работал, каждый месяц делали большой отчет. Выкачивали информацию из базы данных, редактировали, правили, приводили к нужному виду. Это занимало 2-3 дня. А потом в компанию пришел человек, который смог сделать эту работу за 2 часа. А теперь представьте, что эти 2-3 дня можно посвятить продажам.

Нужно автоматизировать систему отчетов. Это можно сделать как с помощью Excel, так и более сложных и эффективных систем (CRM).

К примеру, можно реализовать функцию, использование которой позволит ввести итоговую цифру плана, а программа уже сама распределит объем работы между сотрудниками.

При этом ПО может учитывать сезонные колебания, сегментирование клиентов и т.д. Это освобождает колоссальный объем времени руководителя. Разработка такого продукта может начинаться от $700. Стоимость зависит от задач компании и объема анализируемых данных.
 

2. Доводите план до исполнителей заранее

Это беда большинства компаний с которыми я сталкивался и в которых самому довелось работать. Итоговая цифра плана доводится до исполнителей уже в начавшемся месяце, а иногда – в его середине.

Такого быть не должно. Сотрудники должны получить план минимум за 3 рабочих дня до начала месяца, чтобы осталось время обсудить его исполнение.

И даже если высшее руководство не доводит целевой объем продаж вовремя – это не является оправданием. Руководитель отдела должен составлять свой план.

И если его цифры в итоге будут отличаться от доведенных сверху, то времени на корректировку будет затрачено в несколько раз меньше, чем на составление плана с нуля.
 

3. Анализируйте рыночную ситуацию

Анализируйте показатели компании за предыдущие периоды: 3-6-12 месяцев и находите факторы, которые позитивно влияли на продажи. Затем пытайтесь их повторить.

При анализе учитывайте все:

• Сезонные колебания. В какие месяцы продаж больше, а в какие меньше.
• Что помогло в хорошие месяцы выполнять показатели. Например, акции и другие активности.
• Как меняется рынок и как это можно использовать.
• Конкуренты. Что они делают, что у них работает, а что нет.

Составляйте план, используя полученную информацию. Как правило, детальный анализ позволяет найти способы увеличить доведенный сверху план на 20-30%. Это уменьшит риски невыполнения, если что-то пойдет не так.

4. Распределяйте план продаж

Распределите месячный план продаж между сотрудниками по неделям, дням и т.д.

Каждый сотрудник должен понимать, сколько и на какой неделе он должен продать.

Хорошая схема распределения, которая работает во многих сферах бизнеса, выглядит так:

1-я неделя – 40%
2-я неделя – 30%
3-я неделя – 20%
4-я неделя – 10%

Равное распределение –25%-25%-25%-25% – характерно для «скоропорта».

Вы можете разработать соотношение для вашей компании самостоятельно. Для этого нужно проанализировать итоги работы за несколько предыдущих месяцев и распределять план на базе этих данных.
 

5. «Продавайте» план сотрудникам.

Самая большая ошибка при доведении плана сотрудникам – просто выслать его им с пометкой «к исполнению». Мой опыт показывает, что такая подача чаще ведет к саботажу.

Руководителю важно объяснить и аргументировать свое видение плана команде. Это позволит настроить сотрудников на его выполнение.

Важно подать план в красиво и грамотно оформленной таблице, где все отцентрировано, соблюдается единство шрифтов и цвета. Как правило, сотрудники лучше принимают такую подачу.

6. Ежедневно контролируйте исполнение плана.

Анализируйте данные за день: количество звонков, пришедших клиентов, выручку и т.д. Также нужно общаться с продавцами. Если видите проблемы, то намечайте действия для улучшения ситуации.

Важно делать это каждый день. Так вы управляете показателями, знаете, что происходит именно сейчас и можете принимать решения.

Пример из практики: сотрудникам поставили задачу продавать новый продукт. План распределили по дням и неделям. В конце недели выяснилось, что его выполнение составляет всего 15% от того, что запланировано. И это в первую неделю месяца, когда важно сделать больший объем продаж. Причина провала оказалась в том, что в первый день сотрудники получили несколько возражений/сомнений от клиентов и перестали пытаться предлагать этим клиентам продукт.

Если бы была налажена ежедневная система контроля, то можно было в первые дни решить эти вопросы и дать продавцам новые инструменты для продаж.
 

7. Обсуждайте выполнение плана с продавцами.

Беседа должна заниматься не более 5 минут. Так вы фокусируете своих продавцов на самых важных моментах: Цель – Причины – Действия. Этот подход также хорошо развивает такое качество, как ориентация на результат. Приучайте своих сотрудников говорить кратко и по делу.

На обсуждении задавайте 3 вопроса:

• Какие из поставленных задач за день ты сделал?
• Что не получилось и почему?
• Какие действия по улучшению ты предпримешь после нашего разговора?

Четкое понимание сотрудником его задач – это уже существенная часть их выполнения.