Войти
Менеджмент
«Про бизнес.» 1 августа 2016

Как сделать, чтобы вместо «обязаловки» собрания в компании работали на результат

Фото с сайта doorseast.com
Фото с сайта doorseast.com

Во многих компаниях собрания проводятся от случая к случаю. Участники к ним не готовятся, а организатор часто не может структурировать обсуждение. Поэтому собрания часто проходят неэффективно, персонал старается их избежать, нужные решения не принимаются. Между тем, правильно организованные собрания — действенный инструмент, которые помогает решать текущие задачи. Как повысить эффективность собраний, рассказывает Евгений Курганский, эксперт в бизнес-консультировании в международной компании Civitta, бизнес-тренер в компании WellConsult.

— C помощью собраний можно поддерживать связи внутри компании, ставить цели сотрудникам, контролировать работу и мотивировать их.


Евгений Курганский
Эксперт в бизнес-консультировании в международной компании Civitta, бизнес-тренер в компании WellConsult.

Эффективное собрание позволяет:

  • Оперативно решить текущие проблемы и мотивировать персонал на достижение запланированных показателей
  • Собрать мнения и протестировать планируемые изменения
  • Сформировать из коллектива команду, создать позитивную атмосферу в коллективе

Разберем каждый этап собрания подробно.

Подготовка к собранию

Для начала руководителю необходимо определиться, как часто будут проводиться собрания (наиболее эффективным считается регулярность, например, раз в день или раз в неделю) и какую ключевую цель они преследуют. Тогда все сотрудники привыкают и заранее готовят все несрочные вопросы к ближайшему собранию. Если собрания проводятся нерегулярно, то сотрудники и руководители стараются решать возникшие вопросы сразу же во время работы, зачастую отвлекаясь сами и отвлекая коллег.

Фото с сайта nedosml.ru
Фото с сайта nedosml.ru

Ведущий собрания, анализируя ключевые показатели накануне, готовит вопросы и цели сотрудникам на день/неделю:

1. Цель и регламент. Заранее определитесь, для чего вы проводите собрание. Цели должны быть построены по SMART.

Чтобы не тратить времени на подготовку к каждому собранию, сделайте один раз регламент и используйте его в дальнейшем. Пропишите в нем все важные аспекты: регулярность, время и место проведения, участники, повторяющиеся вопросы к собранию.

2. Горячая информация. Подумайте, что вы расскажете коллегам в самом начале собрания. Что нового случилось в компании, какие важные события произошли на рынке, у клиентов?

3. Итоги по ранее поставленным задачам.

4. Текущая ситуация с активностью. Подготовьте мини-отчет, с какими клиентами сейчас сотрудничает компания, чтобы сотрудники были в курсе текущих проектов.

5. Аналитика продаж, статус клиентов в разрезе приоритетов. Аналитика приоритетов: дебиторская задолженность, новые проекты, подписание документов, загрузка рабочего времени, помощь коллегам, новые контрагенты.

6. Аналитика трендов на рынке по каждому ключевому показателю.

7. Аналитика текущего выполнения всех KPI в разрезе каждой группы сотрудников/отдела.

8. Организационные вопросы (корпоративные мероприятия и пр.)

Также заранее для себя решите, какие вопросы стоит обсуждать со всеми сотрудниками, а какие лучше оговорить лично. Например, вот что необходимо обсудить лично с участниками собрания:

  • Результаты персональной отчетности
  • Текущее выполнение показателей
  • Текущий статус по работе с клиентами
  • Работа по приоритетам, установленным компанией
  • Рекомендации на день/неделю по SMART

Сотрудники заблаговременно готовят аналитику по ключевым показателям в своей зоне ответственности. Это со временем должно войти в привычку, даже если в повестке эти вопросы не указываются.

Вот что можно учитывать каждому сотруднику перед собранием:

  • Продажи с начала текущего периода
  • Динамику изменения личных KPI, предложения по их улучшению
  • Текущий статус работы по клиентам. Результативность звонков/визитов/встреч
  • Проекты (статус, динамика, предложения)
  • Индивидуальные задачи на период
  • Изменения, которые произошли в отрасли

Собрание заканчивается планом действий, с обозначением сроков и персональной ответственности. Время проведения собрания не должно превышать 45-50 мин. При этом правила проведения собраний могут разительно отличаться в каждой из компаний.

Пример правил, которые позволяют решать большое количество вопросов в ограниченное время:

«Говорит только один»; «Слушать и слышать»; «Ближе к делу»; «Персональный интерес участников»; «Никто не работает за компьютером во время проведения собрания, все участвуют в собрании»; «Краткость и лаконичность высказываний»; «Фиксация всего сказанного».

Проведение собрания

Заранее сообщите коллегам, сколько времени займет собрание: когда оно начнется и когда закончится.

Фото с сайта wtcmoscow.ru
Фото с сайта wtcmoscow.ru

Задачи ведущего:

  • Декларировать цель собрания
  • Обозначить регламент, используя вопросы, определенные во время подготовки
  • Напомнить о правилах проведения собрания
  • Назначить сотрудника («фасилитатора»), который будет записывать все решения и по итогам собрания отправит протокол всем участникам собрания. Лучше всего, если эту роль каждый раз будут выполнять разные сотрудники.

Выступление одного сотрудника не должно занимать много времени (не более 2-3 минут).

Общая часть собрания чаще всего состоит из обсуждения информации и вопросов, которые ведущий продумал на этапе подготовки (горячая информация, результаты по ранее поставленным задачам, аналитика продаж и приоритетов, выполнение KPI и пр.).

В зависимости от специфики собрания и компании, общая часть может меняться. При этом очень важно обсудить, как были выполнены задачи, поставленные на прошлых собраниях.

Персональная часть собрания может включать пункты, обсуждение которых эффективно не для всей команды, а только части сотрудников:

  • Аналитика выполнения личных KPI за месяц (например, в разрезе клиентских групп по каждой отрасли)
  • Аналитика выполнения плана продаж за вчерашний день/неделю
  • Выполнение персональных задач по количеству звонков, встречам с клиентами и пр.
  • Проверка заполнения сотрудником карточки клиента в CRM
  • Постановка SMART-целей по каждому KPI
  • Обсуждение недоработок сотрудника
  • Обсуждение поведения сотрудника в команде

Процедуру окончания собрания стоит продумать один раз и в дальнейшем завершать мероприятие по такому шаблону. Например, можно включить следующие пункты:

  • Напоминание о работе с общими для всей команды вопросами/задачами
  • Напоминания про правила заполнения отчетности
  • Озвучка итоговых решений по результатам собрания, с указанием сроков, ответственных

Работа по итогам

После собрания руководитель, получив от фасилитатора итоги собрания, прорабатывает их.

Фото с сайта habrahabr.ru
Фото с сайта habrahabr.ru

В результате он:

  • Принимает управленческие решения
  • Разрабатывает кадровые решения
  • Сводит всю информацию по отделу/команде и готовится к рабочей встрече со своим руководителем (если речь идет об итогах собрания внутри подразделения)
  • Корректирует планы личного развития подчиненных
  • Обозначает ключевые вопросы на следующее собрание

Несколько советов

В некоторых компаниях мы сталкивались со случаями полного непонимания целей собрания со стороны руководства. Например, полевые сотрудники работают в разных районах города, а офис компании находится за городом. И вот руководство собирает всех полевых сотрудников утром в офисе только ради того, чтобы посмотреть, проснулись они или нет.

Но, разумеется, собрание нужно проводить эффективно и с конкретными целями, а не каждый день переливать из пустого в порожнее одно и то же, тратя свое время и время сотрудников. Такое поведение не только неадекватно, но и экономически не выгодно.

А ведь если подсчитать, сколько стоит 1 час работы сотрудника при его средней зарплате, несложно понять, сколько компания тратит денег впустую из-за потерь времени на дорогу в офис и обратно.Большая редкость услышать от руководителя фразу: «Уважаемые сотрудники, ваше время дорогое, не приезжайте сегодня на собрание».

Как писал Питер Друкер, «Можно или работать, или проводить собрание, но не то и другое одновременно». Чтобы извлечь максимальную пользу из собрания, в котором вы участвуете, играйте в нем активную роль. Если остальные участники не проявляют особого энтузиазма, возьмите инициативу в свои руки.

Уважение к группе и ее времени начинается с уважения к себе и к своему личному времени. Подготовка к предстоящему собранию не отнимет много времени, зато сделает его намного более продуктивным.

Хотите мгновенно получать уведомления о новых материалах и событиях «Про бизнес.»? Подписывайтесь на наш канал в Telegram!

https://telegram.me/probusiness_by

Комментарии

Войдите, чтобы оставить комментарий

Сейчас на главной

Новости компаний

Платный контент