Как небольшой компании без HR-менеджера искать персонал

Как директору или собственнику небольшой компании самостоятельно найти сотрудников. Чем подбор персонала в малой организации отличается от рекрутинга в среднем и крупном бизнесе. Рассказывает заместитель генерального директора по персоналу компании «СофтКлуб» Ксения Кручинина.

– Не так давно компания «Зубр Капитал» пригласила меня выступить на мероприятии для начинающих бизнесменов на тему поиска персонала. Когда я начала создавать презентацию выступления, поняла, что информация о том, как искать персонал для крупных компаний (с HR-отделами и сформированным брендом работодателя) несколько отличается от рекомендаций для маленького или начинающегося бизнеса, где поиском персонала занимается сам директор.

Вот некоторые советы для небольших компаний по поиску персонала, которые у меня получились.

Ставьте адекватные требования к вакансии

Самая частая ошибка руководителей – неадекватные требования к кандидатам. Не может специалист с 5-летним успешным опытом работы, знанием иностранного языка стоить дешево. Но каждое второе объявление пестрит взаимоисключающими требования. Многие требования очень часто надуманы. Когда начинаешь выяснять, например, зачем человеку знать английский – выясняется, что раз в три месяца надо перевести деловое письмо. И это вполне может сделать офис-менеджер, прекрасно знающий иностранный язык. И именно это условие «обязательно знать английский язык» отпугивает большое количество кандидатов.

Пример. Не так давно ко мне обратилась небольшая компания с просьбой помочь найти специалиста по продажам оборудования со знанием английского и опытом закупок и логистики – этого же оборудования.

Компания небольшая. Она искали специалиста с опытом продаж именно в их сфере, платить готовы были хорошие деньги. Искали долго, потом решили обратиться ко мне.

Когда мы стали общаться с руководителем, стало понятно, что такого кандидата в Беларуси найти невозможно. Потому что все конкурентные бизнесы больше по размеру, и там четко разделены обязанности: логисты знают английский и заказывают оборудование, продавцы не знают английский и занимаются только продажами.

Тогда было принято решение, что продажи – более приоритетны. Убрали требования по логистике и английский. Вакансия закрылась очень быстро.

Даже очень маленьким компаниям нужна стратегия по отбору персонала

Это нужно для более четкой фокусировки на действиях, которые должен совершить директор, чтобы найти себе сотрудника. В маленьких компаниях могут быть две стратегии.

Первая стратегия может звучать как «мы берем только профессионалов, платим хорошие заработные платы, быстро ожидаем результат». Она  предполагает, что руководитель смотрит на конкурентов или смежные отрасли и отмечает специалистов, работа которых ему нравится. Он знает по фамилиям и лично ключевых профессионалов отрасли, поддерживает с ними контакты, ждет возможности сделать предложение о переходе.

Вторая стратегия – про тесную и постоянную работу с вузами или профессиональными сообществами, где можно найти молодых специалистов, желающих получить свою первую работу, опыт и т.д. Она звучит как «мы работаем с молодежью, обучаем их, даем опыт и компетенции, ожидаем, что они с нами проработают длительное время и будут расти вместе с нашим бизнесом».

Эта стратегия предполагает особое внимание к молодым специалистам, нацеленность на обмен опытом и наставничество, адекватные ожидания и требования со стороны руководства.

Руководитель должен лично участвовать в поиске сотрудников

Популярная картина на белорусском пространстве: маленькая компания, есть офис-менеджер. Директор поручает ему найти резюме соискателей на порталах по трудоустройству. Личные требования со стороны работодателя при этом не всегда адекватные. Офис-менеджер опыта подбора не имеет и приносит резюме, которые, на его усмотрение, могут подходить для вакансии. 

Но информация в резюме и опыт не подходят под требования руководителя. Он злится, менеджер расстраивается, поиск сотрудника превращается в обузу для всех участников.

У меня есть любимый вопрос для руководителей: назовите мне компании, где есть люди или даже персонально конкретных специалистов, которые наиболее соответствуют вашим требованиям.И если руководитель, как эксперт в своей отрасли, не может дать ответ на этот вопрос – то, значит, ему надо поработать с его собственными требованиями и ожиданиями. И ни специалист по подбору персонала, ни тем более офис-менеджер (не имея богатый опыт конкретно в этой отрасли) не сможет найти несуществующего человека.

Поэтому руководитель должен принимать активнейшее участие в поиске. Использовать свои связи и контакты, просить у других руководителей рекомендации, просматривать резюме, общаться с преподавателями профильных учебных заведений. Чтобы в его окружении, среде знали, что он ищет человека на работу.

Используем все возможные каналы

Естественно, самый популярный инструмент поиска – разместить вакансию на сайтах, где люди ищут работу и просматривать резюме. Но если предположить, что мы ищем профессионала – вероятнее всего, тот не дойдет до сайта по поиску работы. Такой специалист получит предложение мечты еще до того, как задумается о смене работодателя.

Чем активнее вы в своей среде – тем больше шансов найти супермена.

Вот несколько рекомендации, что можно сделать еще, кроме работы с сайтами вакансий и резюме:

• Социальные сети – персональный призыв на своей странице. Группы, профессиональные сообщества.
• Форумы по профессиям (отраслевые форумы).
• Бизнес-школы, бизнес-встречи, мастер-классы (в т.ч. отраслевые, для продавцов, финансистов, маркетологов).
• Работа с вузами.

Соблюдайте принципы бренда компании

Если вы очень маленькая компания, у которой не сформирован бренд (сформированный HR-бренд – это когда все хотят у вас работать, и на одну вакансию вы получаете больше 50 резюме), надо соблюдать определенные требования вежливости, которые с минимальным трудом могут улучшить образ предприятия:

• Отвечаем кандидатам или предлагаем правила обратной связи (каким способом будет дан ответ по решению о найме).
• Уважаем кандидатов, общаемся с ними как с равными или даже ставим их выше. Даже если мы сильно умнее и успешнее их.
• Выделяем для них время, отключаем телефон и не торопим.
• Не «лечим» их, если взгляды расходятся. Молчим, не пытаемся доказать или продемонстрировать свое виденье.
• Прощаемся и держим свои обещания. Если вы обещаете позвонить, то звоните.

Когда кандидат от вас уходит, он будет рассказывать своим друзьям и близким, что был на собеседовании. Это для вас встреча с кандидатом – очередное интервью. А для него  событие: он говорил с директором. И то, что скажет кандидат своему окружению – и есть начало или конец бренда вашей компании: «Был в компании ХХХ. Офис, конечно, так себе и далековато, но директор и команда – просто отличные ребята» или «Был сегодня в компании ХХХ, директор все время куда-то бегал, ну и в целом вообще не успел ничего нормально рассказать. Не очень контора».

Готовимся к интервью

Прочитайте предварительно резюме, набросайте вопросы, которые вы хотели бы задать кандидату.

Подготовка включает:

1. Список вопросов к кандидату и набор кейсов (набор ситуаций из обыденной практики вашей компании).

2. Проработка процедуры интервью (кто первый начинает, когда рассказывать подробности про вакансию, какие инструменты будут использоваться: тесты, домашние задания и т.д.).

3. Продумывание, кто из компании еще нужен на интервью.

4. Распечатка резюме, с отметками – какие пункты вызвали вопросы.

5. Процедура обратной связи.

Запасаемся терпением

Ожидание работодателя выглядит так: разместил вакансию, появилось большое количество резюме, и из большого числа кандидатов выбрал наиболее подходящих. Но так не происходит. Ты собеседуешь 5, 10, 15 человек, они все не подходят, и тут руководитель теряет терпение.

Найти своего сотрудника очень тяжело. Игорь Манн на своем выступлении недавно сказал, что в его компании готовы искать «своих», подходящих сотрудников очень длительное время.

Вакансии могут разделяться на простые и сложные.

Простые вакансии – позиции, на которые приходит большое количество резюме, которые подходят под описание должности (маркетологи, частично юристы, специалисты производства, специалисты технической поддержки, руководители среднего звена, отвечающие за постановку и контроль исполнения задач).

Сложные вакансии – это когда вы получаете большое количество резюме, но в большинстве своем они не подходят под ваше описание (продажи, частично бухгалтерия, логисты, секретари, программисты, руководители высшего звена).

Подбирайте специалиста под корпоративную культуру

Какого сотрудника лучше выбрать? Который соответствует ценностям и культуре компании или того, у которого лучший опыт для компании? Вы проводите большую часть своего времени на работе. Люди рядом с вами делят успехи, неудачи, знают о вас иногда больше, чем самые близкие. 

Если вы как руководитель формируете в своей компании культуру, которая четко разделяет время, отведенное на работу, и время на личную жизнь – хорошо чувствовать себя в коллективе будет человек, который опирается в работе на личный опыт и свои индивидуальные достижения.

Если вы формируете команду, в которой очень важна поддержка, взаимозаменяемость, человеческие отношения, то, конечно, лучше остановить свой выбор на человеке, который также разделяет эти ценности и которому важны такие принципы.

Не приукрашивайте свой бизнес

Это когда кандидат приходит на собеседование и ему рассказывают красивые вещи: «Верхней планки в зарплате нет, комфортные условия, прозрачная система оплаты, прекрасный социальный пакет».

Когда человек нанимается на работу, новые коллеги рассказывают об абсолютно обратной ситуации.

Все что вы приукрасили на интервью, они раскроют в первые 5-10 дней работы. Говорите правду – только то, что можете обеспечить, и подкрепляйте это реальными примерами.

Быстро увольняйте тех, кто не подошел

Если в первый месяц вы чувствуете, что кандидат – «не ваш человек», лучше с ним попрощаться.

В 98% из 100% – это правильный шаг.

Да, есть 2%, которые остаются. И у них начинает получаться, и они становятся успешными. Но это, как видите, очень небольшая цифра.