Как управлять внутренними проектами компании. Часть 1

Эксперт «Про бизнес.» Максим Якубович рассказывает, почему к внутренним стратегическим инициативам компании следует применять проектный подход и как это делать.

– К чему приводит срыв сроков по стратегическим инициативам – понятно: компания не успевает реализовать задуманное и получить запланированные выгоды. Даже если стратегия была хороша, то при срыве сроков она теряет свою актуальность.

Статистики по выполнению стратегических проектов вовремя и в рамках бюджета в нашей стране не ведется. Возьму на себя смелость предположить, что в среднем у нас этот показатель составит менее 20%. По статистике The Standish Group, в мире в срок и бюджет, с достижением нужных целей, вписываются всего около 35% ИТ-проектов.

Но если в ИТ-отрасли, на мой взгляд, знания из дисциплины «управление проектами» используют достаточно часто, то во внутренних проектах (проект, в котором заказчик и руководитель представляют одну компанию) их применяет очень небольшая доля продвинутых компаний Беларуси.

Какими бывают внутренние стратегические проекты

• Улучшение бизнес-процессов.
• Внедрение информационных систем.
• Открытие новых офисов.
• Разработка новых продуктов и услуг.
• Выход на новые рынки.
• Маркетинговые кампании.
• Расширение производственных мощностей.
• Постановка систем управления (например, управления продажами, управления проектами и т.п.).
• Создание системы кадрового резерва.
• Внедрение системы грейдирования персонала.
• Изменение системы мотивации и т.д.

Что общего у стратегических инициатив и почему я утверждаю, что ими надо управлять как «проектами»?

1. Они достаточно уникальны для компании с точки зрения результата. Согласитесь, бизнес не каждый год меняет систему мотивации сотрудников или внедряет новый программный продукт.

2. Для достижения результат любая из этих инициатив требует сотен, а то и тысяч часов работы исполнителей.

3. Как правило, сформулировать результат такой инициативы не сложно. А вот прописать требования к нему и описать процедуру его приемки – намного сложнее. Это ведет к погрешностям в прогнозировании сроков реализации и величины затрат.

4. В процессе реализации ожидания и требования к результату меняются, что удлиняет сроки и увеличивает бюджет.

Очевидно, компания, которая хочет повысить вероятность успеха своей стратегии, должна научиться использовать дисциплину «управление проектами» для решения стратегических задач.

Даже применение простых инструментов управления проектом, например, прогноз объемов работ, сетевой график, диаграмма Ганта, план работы с рисками, матрица коммуникаций, «отчет на одной странице» позволят резко увеличить вероятность того, что работа будет завершена в срок.

Почему проекты не делаются вовремя

Типовой список причин приведен на диаграмме ниже:

Мы устроены так, что слишком оптимистично смотрим на выполнение сложных задач, особенно если не имеем нужного опыта. А так как внутренние проекты делаем редко и полученный опыт не анализируем, то и обучение прогнозированию сроков и бюджетов происходит медленно.

Подумайте об этом. Возможно, сейчас самое время начать учиться управлять внутренними проектами развития, используя огромные знания, накопленные в дисциплине «управление проектами».

Продолжение следует.