Вы теряете деньги, если ваша бухгалтерия совершает эти 3 ошибки

О неочевидных ошибках бухгалтеров рассказывает директор компании «БЕЛКОНСАЛТАУДИТ», аудитор Вадим Павлюкович. Он также дает рекомендации руководителям компаний по работе с бухгалтерией.

– За время работы в аудите и консалтинге я заметил, что в СМИ часто публикуются статьи об ошибках бухгалтеров, приводящих к санкциям со стороны госорганов.

Однако на практике мы часто сталкиваемся с так называемыми «небухгалтерскими» ошибками, которые могут приводить к финансовым потерям. В этом материале речь пойдет именно о них.

Ошибка №1. Делать что проще, а не что целесообразнее

Мы часто сталкиваемся с главными бухгалтерами – отличными профессионалами, знающими налоговое и бухгалтерское законодательство. Контролирующие органы не выявляют у них нарушений. Все вроде бы хорошо, но многие из них хотят сэкономить свое время, поэтому делают то, что проще, а не что целесообразнее. Например, не ищут способов оптимизации налоговых платежей, работают так, как привыкли.

Пример 1. Бухгалтер сам может выбрать, подавать ему декларацию по НДС раз в квартал или раз в месяц (п.1 ст. 108 Налогового Кодекса).

Представим, что компания производит продукцию и около 80% продает на экспорт. При ее реализации применяется нулевая ставка НДС. Таким образом, впоследствии компания может вернуть НДС из бюджета. Этим правом она пользуется.

Чтобы сократить трудозатраты, главный бухгалтер подает декларацию по НДС ежеквартально. Соответственно, величина НДС возвращается 4 раза в год – например по 4,5 млрд рублей. С одной стороны, бухгалтер делает все правильно. Но давайте проанализируем эту ситуацию с точки зрения финансовой эффективности.

Если бы декларация подавалась ежемесячно, то бизнес мог бы возвращать каждый месяц по 1,5 млрд руб. Следовательно, подача декларации ежеквартально фактически «замораживает» 3 млрд руб. Например, если декларация за II квартал подается в июле, то 4,5 млрд рублей бюджет вернет в августе. Если же подавать помесячно, то 1,5 млрд, например, за апрель вернутся в мае. За май – в июне и т.д.

Соответственно, у компании в распоряжении появятся 3 свободных млрд.  При размещении их, например, на депозите под 25% годовых можно получить дополнительный доход в размере 94 млн руб. Пример 2. Небольшая компания из сферы ритуальных услуг применяет упрощенную систему налогообложения (УСН) без НДС. Налог считает по ставке 5% от валовой выручки. Однако в соответствии с п.1.8 ст. 94 Налогового кодекса, от НДС освобождаются денежный оборот от оказания ритуальных услуг. Это значит, что если бы компания выбрала УСН с НДС, то впоследствии можно было бы воспользоваться льготой и платить налоги не по ставке 5%, а по 3%. Экономия – 2% от выручки.

Бухгалтер пояснил свою позицию так: «Учет по УСН без НДС проще, чем УСН с НДС, работы меньше».

Ошибка №2. Учет для налоговой, а не для бизнеса

Бытует ошибочное мнение что, главная цель бухучета в компании – правильное исчисление налогов и сборов, чтобы избежать штрафов со стороны контролирующих органов.

Ориентируясь на контролеров, бухгалтера забывает об основных принципах бухучета. Все они описаны в статье 3 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности»:

• Непрерывность деятельности
• Обособленность
• Соответствия доходов и расходов
• Правдивость
• Осмотрительность
• Нейтральность
• Полнота
• Понятность
• Сопоставимость
• Уместность

Часто из виду упускают, что основным пользователем данных бухучета и отчетности является сама компания, ее руководители и собственники. И они должны получать правдивую и полную информацию, чтобы принимать верные решения.

Некоторые характерные черты «учета для налоговой»:

1. Отсутствие в бухучете детализации затрат по видам деятельности и подразделениям.

2. Не учет выручки и финансовых результатов по видам деятельности, номенклатуре производимой продукции, т.е. отсутствие готовых данных для управленческого учета.

3. Отсутствует оперативность ведения учета и составления отчетности (документы готовятся к срокам сдачи деклараций и отчетов, установленным законодательством. Например, ежеквартально).

4. Переплата налогов и других платежей в бюджет. По принципу «лучше я заплачу больше, чем недоплачу и меня накажут при проверке».

5. Отсутствие налогового планирования. «Пусть лучше деньги будут в бюджете, а то вдруг в следующем квартале нам нечем будет платить налоги».

6. Приоритет налогового законодательства перед бухгалтерским при подходе к учету.

Все это приводит к ошибкам при принятии управленческих решений, финансовым потерям, дублированию функций персонала и раздуванию штата (например, нанимается человек, который данные бухучета систематизирует и приводит в пригодный для управленческого учета вид).

Ошибка №3. Автоматизация ради автоматизации

ПО для бухгалтерского учета развивается быстро. На рынке сейчас много предложений. Часто мы сталкиваемся с тем, что в погоне за новинками компании занимаются «автоматизацией учета ради автоматизации».

Пример 1. Компания использует «1С Предприятие 7.7», сконфигурированное одним продавцом. Затем главный бухгалтер увольняется, а новый – переводит все на «1С Предприятие 7.7», но уже в настройке другого продавца.

В итоге практически ничего не изменилось – учет не стал автоматизированнее или детализированнее. Зачем компания тратила деньги, а бухгалтера время на переход на новое ПО? Просто новый главный бухгалтер привык к этой модификации программы.

Пример 2. Компания переходит с «1С Предприятие 7.7» на «1С Предприятие 8.3». На первый взгляд, все очевидно: версия 8.3 новее, активно развивается, позволяет объединить и автоматизировать все процессы компании (и не только с точки зрения бухучета).

Что мы видим на практике? Деньги и силы потрачены, а на базе версии 8.3 в компании реализован ровно тот же функционал, который можно было использовать и в версии 7.7. Просто ранее его возможности использовались не полностью.

Такой переход часто происходит с подачи главного бухгалтера или руководителя, который посетил бизнес-тренинг или конференцию, где услышал о возможностях нового ПО.Несколько рекомендаций главбухам и руководителям компаний.

Рекомендации главным бухгалтерам:

1. Делайте из бухгалтерии подразделение, которое будет генерировать не только затраты, но и доход (например, за счет экономии на налогах). Быть отличным главным бухгалтером – это не значит только сдавать вовремя отчеты, правильно платить налоги и без санкций проходить проверки.

2. Ставьте учет так, чтобы оперативно обеспечивать руководителя и другие подразделения всей необходимой информацией. И не бойтесь проявлять инициативу.

Рекомендации руководителям

1. Тщательнее подходите к выбору главного бухгалтера или аутсорсинговой бухгалтерской компании. Часто экономия на бухгалтерии приводит к большим финансовым потерям.

2. Не воспринимайте бухгалтерию только как инструмент защиты от возможных санкций со стороны контролирующих органов.

3. Ставьте бухгалтерам четкие сроки, способы и состав (формы) предоставления необходимой вам для принятия решений информации.

4. Разработайте и доведите до бухгалтеров KPI, включающие в себя не только своевременность предоставления отчетности, отсутствие штрафов, но и отслеживание:

• Доли налогов в обороте компании
• % положительно решенных из поставленных задач
• Показателей по автоматизации и унификации учета и т.д.

5. Вы должны руководить главным бухгалтером, а не он вами. Если бухгалтер часто говорит «нельзя», при этом не предлагая альтернатив – возможно его стоит поменять.

6. Контролируйте работу бухгалтерии. Если не хватает знаний или времени – привлекайте аудиторов. До начала проверки пообщайтесь с ними и ставьте им задачи. Это важно, так как многие руководители вообще не интересуются результатами аудита, отдавая все это на откуп все тем же главным бухгалтерам.