Переходить на новое ПО или «допиливать» старое: как еще бухгалтерии подготовиться к деноминации

Деноминация, которая начнется с 1 июля 2016, внесет изменения в системы бухучета всех белорусских компаниий. Мы уже рассматривали два способа, с помощью которых можно подготовить и адаптировать бухгалтерское ПО к деноминации. Вот продолжение материала, в котором рассказывается еще о нескольких вариантах. Рассказывает Сергей Синкевич, руководитель проектов по разработке и внедрению программного обеспечения на платформе 1С компании «СофтКлуб».

– Пока у компаний нет точных пояснений, как считать налоги и заполнять декларации после деноминации. Но уже сегодня можно говорить о наиболее возможных способах адаптации бухгалтерского ПО. В прошлом материале мы рассказывали о двух из них:

• Продолжить вести учет в старых денежных единицах
• «Провести» деноминацию начиная с 1 июля 2016

Вот еще несколько вариантов.

«Провести» деноминацию по состоянию на 1 января 2016

Вероятно, самый затратный сценарий. Объем необходимых доработок будет существенно зависеть от типа платформы и конфигурации, которыми пользуется компания.

Однозначно потребуется создание двух информационных баз и ведения параллельного учета в обеих.

Вот что нужно будет сделать еще:

1. Существенно доработать функционал нынешней учетной системы (собственными силами/силами привлеченных разработчиков или путем получения легальных обновлений от вендора при условии их существования).

2. Подготовить инфраструктуру для хранения данных (выделение сетевых ресурсов для развертывания двух актуальных учетных систем – сервера, СУБД и т.д.).

3. Провести процедуру деноминации в учетной системе.

Особенности:

Деноминация «производится» в ПО по состоянию на 2016 г. В зависимости от механизма, который предложит разработчик, может понадобиться провести дополнительную деноминацию по состоянию на 01.07.2016.

Деноминируются как остатки, так и обороты за первое полугодие (возможно, еще и реквизиты электронных документов и справочников).

Возможно, потребуется произвести расчет и отразить разницы, связанные с округлением – не только на момент проведения деноминации, но еще и по итогу первого полугодия. Например, если нужно будет сложить показатели, полученные после проведения деноминации.

Велика вероятность, что исказятся данные по оборотам за первое полугодие 2016.Использование метода облегчит доступ к данным первого полугодия, а также их совместное использование – с данными второго полугодия:

• Во время подготовки годовых отчетов с нарастающим итогом
• Для расчета некоторых показателей (больничные, отпуск, сверка взаиморасчетов и т.д.)

Потребность в этом напрямую зависит от используемой конфигурации и, возможно, будет востребована не в полном объеме. 

Какой может быть результат:

1. Первая информационная база остается без изменений и содержит данные по первому полугодию, в валюте образца 2000 года.

2. Вторая информационная база будет содержать суммовые показатели (либо только данные в бухгалтерских проводках, либо бухгалтерские данные и реквизиты документов и справочников), приведенные к валюте образца 2009. То есть эти показатели будут получены делением на 10 000.

Для отражения факта деноминации за установленный период, в учетной системе необходимо будет выполнить т.н. обработку по деноминации. Ее можно осуществить силами ИТ-специалистов компании/сторонних разработчиков. Либо получить в составе легальных обновлений от вендора – если такие будут разработаны.

Период проведения обработки выбирается самостоятельно. Он не обязательно должен совпадать с фактическим периодом проведения деноминации.

Кому подойдет этот способ? Компаниям, у которых в штате имеются квалифицированные ИT-специалисты (для планирования процедуры деноминации, ее проведения и оказания последующей поддержки). Кроме того, компании должны использовать лицензионное ПО.

Самостоятельная разработка потребует значительных человеческих ресурсов. Поиск пиратского обновления – затраты по времени. Все это несет для предприятия определенные риски.

В большей степени способ актуален для пользователей платформы «1С: Предприятие 8».Вероятность активного (широкого) использования данного подхода вендорами и партнерами 1С невелика. Однако исключать его не стоит.

Переход на новое ПО

Его по праву можно считать одним из самых оптимальных.

Этот сценарий, пожалуй, нельзя назвать самым бюджетным со всех точек зрения разработки и внедрения.

Проведение деноминации можно использовать как катализатор для замены устаревшего ПО (возможно, даже нелицензионного) – на новое лицензионное. В процессе внедрения вся НСИ (нормативно-справочная информация) предприятия будет перенесена в новую базу.

Также автоматически будут перенесены остатки в валюте образца 2009 г. (деноминация будет выполнена, что называется, «на лету», в процессе переноса данных).

Использование метода предоставит преимущества:

• Компании получают официальное ПО и право в течение 3 месяцев получать бесплатные обновления (а этих обновлений после 1-го июля будет очень много) и консультации
• Cкидку, иногда значительную, на коробку 1С:8
• Квалифицированную помощь специалистов по запуску новой информационной системы. Это существенно минимизирует риски

Кому подойдет этот способ? Компаниям, у которых в штате нет квалифицированных ИT-специалистов. Бизнесам, которые используют типовые тиражные конфигурации с незначительными доработками (возможно, это ПО было нелицензионным) и которые планировали переход на более актуальное и/или лицензионное ПО.

Самостоятельное участие предприятия сводится к минимуму. В большей степени подход актуален для пользователей платформы «1С: Предприятие 7.7».

Вероятность активного (широкого) использования подхода вендорами и партнерами 1С достаточно велика.

Общие проблемы при деноминации бухгалтерского ПО

1. Используется типовая тиражная конфигурация, локализованная вендором для рынка Беларуси и модифицированная под конкретное предприятие (некоторые предприятия используют типовые тиражные конфигурации для рынка России. Официальных обновлений для таких случаев не предусмотрено).

В таком случае независимо от того, какое ПО используется – лицензионное или нет, потребуются дополнительные затраты на обновление. 

2. Если разделять информационную базу на две (при вариантах, когда проводится деноминация с 1 июля 2016 или с 1 января 2016), необходимо будет вести в течение определенного периода учет в двух системах. А это, в худшем случае, до конца первого квартала 2017 г.

Также нужно будет поддерживать целостность и актуальность НСИ и учетных данных.

Потребуется выделить дополнительные ресурсы для хранения данных (при больших объемах накопленных данных это может оказаться серьезной проблемой).

3. Риски: сколько выпусков обновлений для типовых тиражных конфигураций нужны, каковы условия их распространения и стоимость для конечного пользователя.

Вопрос достаточно актуальный и щепетильный. Большинство используемых на текущий момент конфигураций (в первую очередь это касается, конечно же, платформы «1С: Предприятие 7.7») официально сняты вендорами с технической поддержки. Да и само понятие «вендор» в некоторых случаях (это уже касается платформы «1С: Предприятие 8») размыто.

Правильнее всего при принятии решения и выборе вариантов, задействовать владельцев бизнеса, бухгалтеров и ИT-специалистов.

В идеале выбранная стратегия должна помочь:

• Пережить период деноминации спокойно, без нарушения нормального ритма его работы
• Не потерять накопленные за многие годы учетные данные
• Формировать отчетность за «перекрестные» периоды до и после 1 июля с минимальным уровнем математической погрешности
• Минимизировать время технологической паузы (полная остановка системы) при проведении деноминации.

Хотите мгновенно получать уведомления о новых материалах и событиях «Про бизнес.»? Подписывайтесь на наш канал в Telegram!