1С не избавляет компании от «ручной» работы. Что можно с этим сделать

Распространенные в белорусских компаниях ИТ-решения для автоматизации бухгалтерии, складского учета, продаж разработаны на базе 1С. Они, конечно, оптимизировали процессы, но ручной ввод информации по-прежнему отнимает время сотрудников. О способах, которые могут решить эту проблему, и о том, сколько часов/дней занимает работа штатных или привлеченных на аутсорсинг программистов, которые будут «допиливать» ПО, рассказывает Александр Мазурин, заместитель директора, руководитель проектов компании SILVERHEAD.BY.

— Руководители, которые осознали, что их бухгалтеры или работники склада часто заняты механической работой — например, вынуждены вручную заносить большой объем информации в 1С, отправлять ее контрагентам — готовы платить программистам за ИТ-решения, которые сэкономят рабочее время. Но не знают, с чего начать, где искать «узкие» места.

Поделюсь наблюдениями, какие способы помогают использовать рабочее время более рационально, оптимизировать штат.

Автоматический обмен данными между системами

Примеров из этой области очень много.

Обмен между системой «клиент-банк» и «1С: Бухгалтерия». Между «клиент-банком» и другими системами в компании.

Часто можно увидеть бухгалтеров, которые два и более раз вводят одну и ту же информацию: сначала оформляют платежки в системе «клиент-банк», затем вносят выписки о движении денежных средств, полученные из банка, в систему «1С: Бухгалтерия», «1С: Торговля», CRM. Попутно заполняют сведения о новых контрагентах, их банковские реквизиты и т.п.

Суть в том, что одни и те же сведения о платежах несколько раз вносятся сотрудником в разные системы. Эти действия у бухгалтерии и экономистов в компаниях порой занимают по 10−15% рабочего времени. Между тем, настроить обмен между системой «клиент-банк» и программой 1С у программиста занимает обычно несколько часов.

Обмен между «1С: Бухгалтерией» и другими системами и программами внутри компании — Excel, «1С: Управление торговлей» и т.п.

Часто возникают ситуации, когда компания ведет оперативный учет в одной программе — выписку первичных документов, например. А потом все бумаги (накладные, акты) приносятся в бухгалтерию и набираются заново вручную (пускай даже и без некоторых детальных данных).

Отметим, что в некоторых случаях настройка обмена информацией между системами может обойтись недешево (программист может затратить на эту работу до месяца). Но при этом экономится около 50% времени на ежедневную работу одного сотрудника.

Наладив автоматический процесс обмена информацией между системами, можно значительно сократить трудозатраты. И, скорее всего, оптимизировать штат.

Обмен электронными данными между контрагентами. В Беларуси есть компании, которые уже давно настроили между собой систему обмена данными о движении товаров (отгрузки-поступления), на базе обмена файлами различного формата.

Однако в основном этот процесс только начинает развиваться. В большинстве организаций работают сотрудники, которые заносят в систему данные о новых товарах, поступающих на склад. Между тем, сегодня вся информация (название, артикулы, цены, вес и размеры), которая набирается вручную, может передаваться и загружаться в 1С от поставщика — покупателю, от поклажедателя — складскому оператору, за несколько минут.

Этот процесс может быть настроен различными способами — через промежуточные файлы обмена, через электронную почту. В зависимости от сложности и опыта программиста, по нашим оценкам, он занимает 1−2 месяца работы.

Обмен информацией между контрагентами и компанией

Автоматическая отправка данных клиенту. Очень распространена ситуация, когда после разговора с клиентом, приема заказа или обсуждения параметров работы нужно отправить коммерческое предложение, счет, акт или иной документ на электронную почту. Оформив, специалист распечатывает его на принтере, подписывает, ставит печать, затем сканирует и отправляет скан на почту.

Либо, по итогу работы за месяц, компании необходимо отправить сотню-другую актов клиентам. Это может сделать менеджер, вручную. Но в то же время, формирование документа в формате PDF и отправка его на электронную почту может делать сама программа 1С нажатием на одну кнопку: «Отправить в pdf на эл. почту»!

Перед этим достаточно один раз за всю историю работы с клиентом внести e-mail в его карточку.

Сокращение времени выполнения операций может быть трехкратным.

Информационные рассылки, акции и т.п. То же самое можно сказать и про эти случаи. Ручные действия могут занимать просто катастрофический объем времени. В то же время, рассылки может делать любая программа 1С, в которой уже имеется база контрагентов компании.

Загрузка данных из MS Excel и иных источников

В не слишком большой компании объем операций не требует специальной настройки систем обмена данными, более сложных механизмов. Однако периодические операции — например, покупка канцтоваров, каких-либо расходных материалов и их списание приводит к тому, что надо по несколько часов вводить текстовые данные в программу 1С. В то же время, грамотному специалисту не составит труда за 1−2 часа написать программку, при помощи которой в 1С будут загружаться данные о поступлении расходных материалов. Информация будет браться со счета, сохраненного в Excel.